Durch die Auswahl des Navigationspunktes „Kommunikation --> E-Mail-Verwaltung“ gelangen Sie zu einer Auflistung aller im System befindlichen E-Mails und Briefingmails. Folgende Dinge sind zu den Briefing-E-Mails zu wissen: Briefing-E-Mails sind immer einem Projekt oder einem Job zugeordnet und enthalten Informationen zu Aktionen, die dem Job oder Projekt zugehörig sind.
Info: Job Briefing-Mails sind an das Modul Daily Job gekoppelt. Die Briefing-E-Mails enthalten die Informationen, die zuvor im System zu dem dazugehörigen Projekt oder Job abgespeichert wurden. In der Bearbeitungsmaske der Briefing E-Mails können die Briefing-Informationen außerdem manuell bearbeitet werden. Sie gelangen in diese Bearbeitungsmaske über die E-Mail-Verwaltung durch Auswahl der gewünschten Briefing-E-Mail und Wahl der Funktion „bearbeiten“. In der Auflistung der Briefing-Mails und E-Mails im System können Sie eine oder mehrere Briefing-E-Mails auswählen. Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Selectbox zur Verfügung:
ansehen: Durch Auswahl einer Briefing E-Mail und Wahl der Funktion „ansehen“ gelangen Sie auf die Ansichtsseite der zuvor gewählten Briefing-E-Mail. bearbeiten: Durch Auswahl einer Briefing-E-Mail und Wahl der Funktion „bearbeiten“ gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der Briefing-E-Mail. In einem WYSIWYG-Editor können Sie hier die Mail bearbeiten. E-Mail Kopie erstellen: Durch Auswahl einer Briefing E-Mail und Wahl der Funktion „E-Mail Kopie erstellen“ erzeugen Sie von der gewählten Briefing-E-Mail eine Kopie. Sie ist dann ebenfalls in der Auflistung hinterlegt. Dabei bleibt die Zuordnung zu einem Projekt bzw. einem Job erhalten und auch mögliche dazugehörige Dateianhänge. löschen: Durch Auswahl einer Briefing-E-Mail und Wahl der Funktion „löschen“ entfernen Sie die gewählte Briefing-E-Mails komplett aus dem System.
Wichtig: Es gibt keine Papierkorbfunktion. Die Briefing-E-Mail ist vollständig aus dem System gelöscht. Empfänger anzeigen: Durch Auswahl einer Briefing-E-Mail und Wahl der Funktion „Empfänger anzeigen“ wird Ihnen angezeigt, an welche Personen diese Briefing-E-Mail versendet wurde versenden: Durch Auswahl einer Briefing-E-Mail und Wahl der Funktion „versenden“ gelangen Sie in eine Auflistung der dem Job zugeteilten Auftragnehmer. Dort können Sie noch einmal überprüfen, wer diese Briefing-E-Mail erhalten soll. Soll ein Auftragnehmer die Briefing-E-Mail nicht erhalten wählen Sie das gewünschte Profil und wählen Sie die Funktion „Empfänger-Status ändern“. Der Status Button in der Quickview erscheint nicht mehr grün, sonder grau: Dieser Auftragnehmer erhält die Briefing-E-Mail nicht. Soll er sie doch erhalten, verfahren Sie wie eben beschrieben. Der Status Button erscheint nicht mehr grau, sondern grün: Der Auftragnehmer erhält die Briefing-E-Mail.
Mit einem Klick auf den Button „gehe zu: E-Mail versenden“ versendet das System die Briefing-E-Mail an die zuvor ausgewählten Auftragnehmer.
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